Privatlivspolitik

Privatlivspolitik for Aktivitetscentre og huse, Herning Kommune

Gældende for: Aktivitetscentre og huse i Herning Kommune

Dato for seneste Ajourføring af dokumentet: 11.06.2024

Vi behandler personoplysninger og skal overholde lovgivningen og principperne for god databehandlingsskik. Derfor har vi vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller, hvordan vi behandler personoplysninger, der sikrer en lovlig og gennemsigtig behandling.

Vi behandler udelukkende personoplysninger til klare og saglige formål og ud fra foreningens legitime interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevant og nødvendige for at opfylde de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er relevante – eller når du beder os om det.

Vi er ansvarlige for behandling af dine personoplysninger

Aktivitetscentre og -huse i Herning Kommune er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med gældende lovgivning.

Ved spørgsmål om Aktivitetscentre og -huse i Herning Kommunes privatlivspolitik kan du altid kontakte det lokale center jf. nedenstående oversigt:

De 8 aktivitetscentre:

Aktiv Centret, Herning

Aktivitetscenter Fuglsangsø, Tjørring

Engholmcentret, Sdr. Felding

Koloritten Aktivitetscenter, Herning

Lind Aktivitetscenter, Lind

Sunds Aktiv Center, Sunds

Toftebo Aktivitetscenter, Hammerum

Ågården Aktivitetscenter, Vildbjerg

De 4 aktivitetshuse:

Bøgely, Haderup

Holtbjerg Aktivitetshus, Herning

Aulum Aktivitetshus, Aulum

Rosenlund Aktivitetshus, Snejbjerg

Behandling af personoplysninger

Vi behandler følgende personoplysninger:

Medlemsoplysninger

• Almindelige personoplysninger som: Navn, adresse, telefonnummer, mailadresse og

fødselsdato

• Indmeldelsesdato

Oplysninger om frivillige

• Almindelige personoplysninger som: Navn, adresse, telefonnummer, mailadresse og

fødselsdato

• Udfyldt frivilligerklæring mhp. forsikring, tavshedspligt samt dato på opstart som frivillig
• Billeder af centerrådsmedlemmer på relevante hjemmesider

Her indsamler vi oplysninger fra

Vi indsamler kun oplysninger vi får fra dig via:

• Tilmelding på Conventus
• Udfyldelse af frivilligerklæring

Aktivitetscentre og huse i Herning Kommune`s formål med behandling af medlemmers personoplysninger

• At behandle medlemsoplysninger – herunder opkrævning af medlemskab og bruger-

betaling

• At udsende nyhedsbreve og SMS beskeder vedr. relevante orientering og arrangementer
• At kunne udskrive holdlister til holdet igangsætter
• At kunne udskrive medlemslister i forbindelse med centerrådsvalg

Aktivitetscentre og huse i Herning Kommune`s formål med behandling af frivilliges personoplysninger

• At behandle medlemsoplysninger – herunder opkrævning af medlemskab og bruger-

betaling

• At udsende nyhedsbreve og SMS beskeder vedr. relevante orientering og arrangementer
• At kunne registrere indsatsen mhp. forsikring og tavshedspligt.

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang vi behandler dine oplysninger, sker det alene på baggrund af Aktivitetscentre og -huse i Herning Kommune`s berettigede og legitime interesser som er:

• At håndtere dine medlemsrettigheder fx i forbindelse med valg til centerråd.
• At du kan overholde dine forpligtelser som medlem, herunder betaling af medlemskab og brugerbetaling.
• At du kan holde dig orienteret om nyheder og arrangementer.

Samtykke

Ved behandling af dine oplysninger til formål som ikke er beskrevet ovenfor, vil Aktivitetscentre og -huse i Herning Kommune til enhver tid indhente dit samtykke.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage, ved at give os besked om det.

Videregivelse af dine oplysninger

Aktivitetscentre og -huse i Herning Kommune videregiver ikke oplysninger om dig til andre udenfor Aktivitetscentre og -huse i Herning Kommune – fx til markedsføring uden dit samtykke.

Opbevaring og sletning af dine oplysninger

Aktivitetscentre og -huse i Herning Kommune har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder.

• Som medlem/frivillig oprettet i Conventus slettes dine oplysninger i Conventus efter indeværende år + et år, hvis du ophører som medlem
• Frivilligerklæringer makuleres ved ophør som frivillig
• Billeder af centerrådsmedlemmer slettes ved ophør i centerrådet.

Dine rettigheder

Når vi behandler dine oplysninger, har du iflg. Persondataforordningen en række rettigheder:

• Du har ret til at blive oplyst om, at vi behandler oplysninger om dig – det er det vi oplyser om i denne privatlivspolitik (som institution har vi oplysningspligt)
• Du har ret til at få indsigt i de oplysninger vi behandler om dig (indsigtsret)
• Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig berigtiget (retten til berigtigelse)
• Du har ret til at gøre indsigelse mod, at dine oplysninger anvendes til markedsføring

Du kan gøre brug af sine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Du finder kontaktoplysninger øverst i denne privatlivspolitik.

Henvender du dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringerne eller sletter så hurtigt som muligt.

Du kan indgive klage til tilsynsenheden – Datatilsynet – over behandling af dine oplysninger.

Revision af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os ret til at ændre privatlivspolitikken. Når vi ændre privatlivspolitikken, ændrer vi også datoen øverst i dette dokument. Ved væsentlige ændringer vil dette fremgå af husenes opslagstavler og andre vanlige informationskilder.

Den til enhver tids gældende privatlivspolitik er tilgængelig www.aktiv.herning.dk

og aktivitetscentre og -husenes opslagstavler.